退職代行を使われたときの会社側の対応マニュアル｜手続きの流れと再発防止のポイント

ある朝、見知らぬ業者から「従業員の○○さんの退職の意思をお伝えします」という連絡が入る——退職代行サービスの利用は珍しいことではなくなりました。突然の連絡に戸惑い、「本人と話せないまま辞められてしまうのか」「何から手をつければいいのか」と慌ててしまう経営者も多いはずです。本記事では、退職代行を使われた会社側がとるべき対応の流れと、そもそも退職代行を使われない組織にするための再発防止策を、中小企業・個人事業主の経営者向けに整理します。なお、労務・雇用に関する制度は変更されることがあるため、本記事は執筆時点の一般的な考え方として参考にしてください。

退職代行とは｜なぜ使われるのか

退職代行とは、従業員本人に代わって退職の意思を会社に伝えるサービスです。民間の代行業者、労働組合（ユニオン）、弁護士が運営するものがあり、それぞれ会社と「できること」の範囲が異なります。利用する社員の多くは「直接言い出しづらい」「引き止めや叱責が怖い」「精神的に限界で出社できない」といった心理を抱えています。退職代行を使われたという事実自体が、職場で本音を伝えにくい状態にあったことを示すサインでもあります。

退職代行の連絡が来たら、まず確認すべきこと

本人の退職意思と代行業者の種類

最初に確認したいのは「本当に本人の意思か」という点と、連絡してきた相手が民間業者・労働組合・弁護士のいずれかという点です。民間業者は意思を伝える「使者」にとどまり、退職条件の交渉はできません。一方、労働組合や弁護士は会社との交渉が法的に認められています。相手の立場によって、会社が誰とどこまでやり取りするのかが変わるため、最初の整理が重要です。

退職の意思は原則として尊重する

期間の定めのない雇用契約では、従業員からの退職の申し出は法律上認められた権利です。「退職を認めない」「損害賠償する」といった対応は、トラブルを大きくするだけで現実的ではありません。会社としては、感情的に引き止めるのではなく、必要な手続きを淡々と進める姿勢が求められます。

退職代行を使われたときの手続きの流れ

1. 退職日・有給休暇・最終出社の扱いを確認する

退職日や残っている有給休暇の消化、最終出社をどうするかを整理します。本人が出社しないまま退職するケースも多いため、引き継ぎ事項は書面やデータで提出してもらえないかを、代行業者を通じて依頼します。

2. 貸与品の返却と私物の返送

制服、PC、スマートフォン、社員証、鍵などの貸与品は、郵送での返却方法を案内します。会社に残った私物がある場合は、本人の指定する方法で返送する段取りを決めます。

3. 離職票・社会保険・最終給与の処理

離職票の発行、社会保険・雇用保険の資格喪失手続き、最終給与の支払いは、退職代行の利用有無にかかわらず通常どおり行う必要があります。これらを滞らせると、かえって会社側がトラブルを抱えることになります。源泉徴収票の交付も忘れずに進めましょう。

4. やってはいけない対応

本人の携帯に何度も連絡する、家族に連絡して翻意を迫る、退職金や給与を一方的に減額する、といった対応は避けるべきです。これらは法的なリスクを高めるだけでなく、SNSや口コミで会社の評判を損なう原因にもなります。

「退職代行を使われる会社」に共通する背景

退職代行を使われるのは、特別に悪い会社だけではありません。ただし、いくつか共通する傾向はあります。退職を申し出ると強く引き止められる、上司に相談しても話を聞いてもらえない、長時間労働や人間関係の悩みを伝える窓口がない、といった環境です。「辞めたい」を本人が直接言えない空気が、第三者を介した退職につながります。一度の出来事を個人の問題と片づけず、職場の状態を見直すきっかけにすることが大切です。

再発防止｜「辞めたい」と言い出す前にできること

退職代行への対応はあくまで事後対応です。本当に取り組むべきは、社員が不満や不安を抱えたときに早い段階で相談できる仕組みづくりです。定期的な面談で小さな不満を拾う、評価や給与の決め方を見える化する、入社直後のフォロー（オンボーディング）を丁寧に行うといった取り組みが、突然の離職を減らします。採用と定着は別々の課題ではなく、入口（採用）から定着までを一つの流れとして設計することが、人手不足時代の中小企業には欠かせません。

「何から手をつければいいか分からない」という場合は、採用から定着までの仕組みづくりを伴走で支援するサービスを活用するのも一つの方法です。

よくある質問

退職代行からの連絡を無視してもいいですか

無視しても退職の効力には基本的に影響せず、手続きが滞るだけで会社に不利益が生じやすくなります。冷静に必要な手続きを進めるほうが、結果的に早く解決します。

引き継ぎをしてもらえない場合はどうすればいいですか

代行業者を通じて、書面やデータでの引き継ぎ提出を依頼します。応じてもらえないこともあるため、日頃から業務を属人化させない体制づくりが予防策になります。

損害賠償を請求できますか

退職そのものを理由とした損害賠償は、認められるケースは限定的です。判断に迷う場合は、感情的に動く前に社会保険労務士や弁護士など専門家へ相談することをおすすめします。

まとめ

退職代行を使われたときは、本人の意思を尊重し、離職票・社会保険・最終給与といった手続きを淡々と進めることが基本です。執拗な引き止めや一方的な減額はトラブルを広げるだけなので避けましょう。そして、対応以上に大切なのが再発防止です。社員が不安を早めに相談できる仕組みと、採用から定着までを一貫して設計する視点が、突然の離職を防ぎます。自社だけで抱え込まず、必要に応じて専門家の力も借りながら、辞めにくい・働き続けたい組織づくりを進めていきましょう。

---

この記事を監修した人

中野裕哲／Nakano Hiroaki

起業コンサルタント(R)、経営コンサルタント、税理士、特定社会保険労務士、行政書士、サーティファイドファイナンシャルプランナー・CFP(R)、1 級FP技能士。大正大学招聘教授（起業論、ゼミ等）

V-Spiritsグループ創業者。税理士法人V-Spiritsグループ代表。東京池袋を本拠に全国の起業家・経営者さんを応援！「ベストセラー起業本」の著者。著書20冊、累計25万部超。経済産業省後援「DREAMGATE」で12年連続相談件数日本一。

【まるごと起業支援(R)・経営支援】
起業コンサル（事業計画＋融資＋補助金＋会社設立支援）＋起業後の総合サポート（経理 税務 事業計画書 融資 補助金 助成金 人事 給与計算 社会保険 法務 許認可 公庫連携 認定支援機関）など

【略歴】
経営者である父の元に生まれ、幼き頃より経営者になることを目標として過ごす。バブル崩壊の影響を受け経営が悪化。一家離散に近い貧婚状況を経験し、「経営者の支援」をライフワークとしたいと決意。それに役立ちそうな各種資格を学生時代を中心に取得。

同じく経営者であるメンターの伯父より、単に書類や手続を追求する専門家としてではなく、視野を広げ「ビジネス」の現場での経験を元に経営者の「経営そのもの」を支援できるような専門家を目指すようアドバイスを受け、社会人生活をスタート。

大手、中小、ベンチャー企業、会計事務所等で営業、経理、財務、人事、総務、管理職、経営陣等、ビジネスの「現場」での充実した修行の日々を送ったあと、2007年に独立。

ほかにはない支援スタイルが起業家・経営者に受け入れられ、数々の実績を残しています。V-Spiritsグループは、起業支援・会社設立・創業融資・補助金助成金・税務会計・人事労務・許認可・経営顧問をワンストップで支援する、起業家・中小企業向けの専門家グループです。

• 経済産業省「DREAM GATE」にて、面談相談12年連続日本一
• 補助金・助成金支援実績600件超
• ベストセラー含む起業・経営本20冊を出版（累計25万部超）
• 無料相談件数は全国から累計3,000件超