属人化（ぞくじんか）とは、業務やノウハウが特定の社員の頭の中だけにある状態を指します。
「うちのあの社員がいないと仕事が回らない……」
「社長しか交渉できない」など、まさに特定の人がいないと回らない仕組みは、会社の成長を阻む重石になりえます。

属人化を放置すると、社員の離職、怪我、妊産休、急な退職などによって業務が立ち行かなくなるリスクが高まり、経営の安定性・継続性に大きな影がさします。
それを踏まえて、今回は「属人化を防ぐ・解消するための実践的ステップ」をご案内します。

① 業務リストと関与者を可視化する

まずは、全社の業務一覧をつくります。
営業・採用・財務・顧客対応・製造など、部署ごとに以下を整理してください。

• どんな仕事があるか？

• その業務は誰が担当しているか？

• その仕事ができる人は他にいるか？

これをホワイトボードや用紙にまとめるだけでも、属人化のポイントが見えてきます。

② マニュアル・チェックリストの整備

可視化ができたら、次は言語化と図式化の段階です。
具体的には：

• 標準業務マニュアル：フロー図や具体的手順、「ポイント」「落とし穴」「参考資料」の添付など

• チェックリスト：営業報告書・経費申請・メール定型など、漏れを防ぐために

• 業務分担表：Who does何を？Who consults？Who approves？を明示し、責任範囲を共有

この時、「できる人」に聞きながら作ることで、現場の実態も反映できます。

③ 教育・OJT制度で知識と経験を共有

マニュアルやチェックリストだけではなく、教えられる文化と時間を確保する仕組みが不可欠です。

• OJT担当者の選定：経験豊富な人が週1回、新人の進捗をサポートする時間を取る

• ローテーション制度：半年ごとなど、複数の業務を経験することで属人化抑制に貢献

• 勉強会・動画の共有：Zoom／Teams／Slackなどで記録・共有する習慣をつけましょう

④ システム化・デジタル化で属人性に頼らない体制に

Excelや紙が主な運用の場合、属人化は顕在化しやすいです。改善策は:

• SaaSサービスの導入：（例）kintone、freee人事労務、Slack、Notion

• テンプレート共有（クラウド型ファイル）：チェックリストやマニュアルなどを共通フォルダに保管

• 自動化・ルーティン化：SlackリマインダーやGoogle Formで、業務の抜けを防ぐ

⑤ 定期的なレビューで「属人化チェック」をルーチン化

可視化・仕組み化ができたら、「属人化していないか？」をチェックする習慣を。

• 月1回の部門ミーティングで業務評価：○○さんの唯一の業務は？誰がカバーできるか？

• 半年ごとに業務棚卸レビュー：新しい業務やルールはマニュアルに反映されているか？

• 人事評価にも反映：マニュアル作成・OJTを行った人には評価ポイントを付けましょう

こうした文化が根付くことで、自然と知識と経験が複数人に広がります。

⑥ 社長・経営者の属人化も見直しを

実は多くの中小企業で、社長が属人化の中心になっているケースがあります。

• 社長しか実務を知らない

• 重要決裁を一人で抱えている

こうした「オーナー属人化」も、将来の継承やIPOを考えるなら避けたいポイント。
定期的な意思決定ルールと経営情報の共有体制をつくり、複数視点で意思決定できる組織を目指しましょう。

おわりに：属人化を解消して会社の体力を整える

属人化は「見えない経営リスク」です。けれど、正しく可視化し、仕組みと文化に落とし込むことで、安定して長く続く会社に近づきます。

ポイントは以下の5つです：

1. 業務の可視化と関与者の整理

2. マニュアル・チェックリストの整備

3. OJTやローテーションによる知識共有

4. システム／クラウド活用でデータと手順を標準化

5. 定期レビューと経営者自身の属人化チェック

この5ステップが、あなたの会社を「もしものときも滞らない組織」に変えてくれます。
「どこから手をつければ良いか分からない……」という場合でも、ヒアリングからの支援も可能ですので、お気軽にご相談くださいね。