月額制クラウドは補助金でいくら戻る？2年分の自己負担を試算する
勤怠管理、会計、顧客管理を月額制のクラウドツールで入れたい。そう考えて補助金を調べると、「クラウド利用料は最大2年分が対象」という一文にたどり着きます。ただ、その一文だけでは、自社が総額でいくら払い、いくら補助されるのかが分かりません。
この記事では、デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）を例に、月額×24か月の総額から補助額と自己負担を試算する手順を説明します。補助が終わった3年目以降の続け方まで扱います。
出典：デジタル化・AI導入補助金2026 公募要領（通常枠）。2026年10月時点で確認しています。制度は改定されることがあるため、申請前に最新の公募要領や事務局サイト、J-Grantsで必ず確認してください。
Q1. 月額制のクラウドツールは、どこまで補助の対象になりますか？
公募要領では、買取形式のほか、月額・年額で使用料金が定められているサブスクリプション販売の製品は、最大2年分の費用が補助対象です。勤怠管理や会計ソフトの月額利用料は、この区分に当たります。
ただし、どんな月額サービスでも対象になるわけではありません。押さえておきたい条件は次の3つです。
- 事務局に登録されたITツールであること。申請は、登録されたIT導入支援事業者の支援を受けて行うのが前提です。
- 申請の時点で利用金額が定まっていること。使った分だけ請求される従量課金のように、金額が決まらないものは対象外です。
- リース・レンタル契約のツール、対外的に無償で提供されているもの、中古品、交付決定前に購入したものは対象外です。
消費税も補助対象外です。したがって、試算は税抜の金額で行います。
Q2. 月額×24か月で、補助額と自己負担はいくらになりますか？
計算の流れは「月額（税抜）×24か月で対象経費を出し、補助率を掛けて補助額を求め、残りが自己負担」です。以下は仕組みを理解するための仮の数字で、実在の製品や価格ではありません。
- 勤怠管理 月額3,000円、会計 月額5,000円、顧客管理 月額4,000円（いずれも税抜・仮の数字）
- 月額の合計は12,000円で、24か月分は288,000円
- 通常枠の補助率は1/2以内なので、補助額は最大144,000円
- 残りの144,000円が自己負担で、月あたりに直すと約6,000円
ここに初期設定や操作研修などの導入関連費が加わる場合は、同じく補助対象経費として合算し、補助率を掛けます。たとえば導入関連費が100,000円（仮）なら、対象経費は388,000円、補助額は最大194,000円、自己負担は194,000円です。
補助率は、令和6年10月から令和7年9月の間に、地域別最低賃金以上で令和7年度改定の最低賃金未満の従業員が全従業員の30%以上いる月が3か月以上ある場合に、2/3以内になります。前述の288,000円で計算すると、補助額は最大192,000円、自己負担は96,000円です。この条件に当たるかどうかは、賃金台帳で確認してください。
実際に払う金額は、ここから消費税を加えた額になります。消費税は補助の計算に入らないため、全額が自己負担です。また、補助金は事務局から補助事業者に直接支払われます。
💬 執筆者の三浦から一言
補助金には下限額が決まっている制度が多く、小さすぎる投資は枠に乗りません。この制度の通常枠も、補助金の申請額は5万円からです。月額が安いツールを1つだけ入れる場合は、24か月分と補助率を掛けた額が5万円に届くかを、申請前に計算しておくと安心です。
つまり、補助額が5万円未満になる小さな導入は、そもそも申請できない可能性があります。複数のツールをまとめて申請する場合は、合計額で判断します。
Q3. 導入関連費やオプション、保守サポートも2年分ですか？
期間は区分によって違います。2年分とされるのはソフトウェア本体（サブスクの利用料）と、ソフトウェアの利用範囲内の保守サポートです。機能拡張、データ連携ツール、セキュリティのオプションは、最大1年分です。
導入コンサルティングや活用コンサルティングなどの役務は、合計で200万円が補助対象経費の上限になります。たとえば役務を70万円ずつ3つ見積もっても、対象になるのは200万円までです。保守サポートは、1回の申請につき1つだけ申請できます。
見積書を見るときは、月額の中に何が含まれているかを確認してください。本体の月額、追加機能の月額、保守の月額を分けて並べると、「2年分」になる部分と「1年分」になる部分を取り違えずに済みます。なお、補助事業者の顧客が実質的に負担する費用がツール代金に含まれているものは、補助対象外です。
Q4. いつ契約すれば、2年分の補助を受けられますか？
交付決定の前にITツールを契約・発注すると、補助対象になりません。補助事業の実施は、「契約・発注」「納品・導入」「代金の請求・支払い」を一連で行うことを指し、契約・発注が必ず最初です。請求を受ける前に支払いを済ませた場合も、交付が受けられず、決定が取り消されることがあります。
支払いは、原則として銀行振込かクレジットカードの1回払いです。口座振替も可ですが、現金払いは認められません。補助事業の実施と実績報告は、交付決定日から6か月程度の間に行います。
このため、2年分の利用料をどのタイミングで払うかは、ツールの契約形態やIT導入支援事業者の案内によって変わる可能性があります。申請前に、見積書の支払い条件を確認してください。
Q5. 補助が終わった3年目以降は、どう考えればいいですか？
補助の対象は最大2年分なので、3年目からは月額の全額を自己負担します。前述の例では、補助後の月あたり約6,000円が、一気に12,000円になります。年間では144,000円です。補助期間中に「この負担を続けても元が取れるか」を見ておくと、慌てずに済みます。
この制度は、導入して終わりではありません。事業終了後に、ITツールを継続的に活用していることを示す書類などを、複数年度にわたって報告する仕組みがあります。導入したツールを解約・利用停止した場合は、補助事業の辞退とみなされることがあり、補助金の全部または一部の返還が必要になる場合があります。
継続判断の目安は、次の3点です。
- 実際に毎月使っているか。利用人数や回数が想定より少なければ、プランの見直しを検討します。
- 全額負担になっても、手作業に戻すより費用が低いか。
- 解約を考える前に、事務局の案内で辞退の手続きと返還の扱いを確認したか。
補助金の会計処理や税務上の扱いは、顧問の税理士に確認してください。
Q6. 試算の前に、何を確認しておけばいいですか？
最後に、申請前の確認事項をまとめます。
- 検討中のツールが、事務局に登録されたITツールか。
- 見積もりの月額が税抜か税込か。本体・オプション・保守の内訳はどうなっているか。
- 補助率が1/2か2/3か（賃金の条件に当たるか）。
- 補助額が5万円以上になるか。
- 交付決定の前に契約していないか。
月額制のクラウドは、2年分が補助されても、その先の費用が残ります。補助額だけでなく、3年目以降の総額まで並べて、導入するかどうかを決めてください。最新の条件は、必ず公募要領と事務局サイトで確認してください。
【無料相談のご案内】
弊社は、V-Spiritsグループ代表の中野裕哲を中心に、元補助金審査員の三浦をはじめとした各種専門家チームが全面的にサポートいたします。このケースは補助金の対象になるのか？といった疑問に対して適切なアドバイスを無料にて行っております。無料相談も行っているので、ぜひいちどご相談ください。お問い合わせお待ちしております！
この記事を書いた人
三浦高／Takashi Miura
元創業補助金（経済産業省系補助金）審査員・事務局員
中小企業診断士、起業コンサルタント®、
1級販売士、宅地建物取引主任者、
融資・資金調達コンサルタント
行政書士法人V-Spirits 補助者
産業能率大学 兼任教員
2024年現在、各種補助金の累計支援件数は300件を超える。
融資申請のノウハウも蓄積し、さらに磨きを掛けるべく日々事業計画書に向き合っている。
この記事を監修した人
中野裕哲／Nakano Hiroaki
税理士法人V-Spiritsグループ代表／税理士／行政書士／特定社会保険労務士／採用定着士／ファイナンシャルプランナー／起業コンサルタント／経営コンサルタント／大正大学招聘教授
税理士法人V-Spiritsグループ代表の中野裕哲は、中小企業経営者のために、税務・会計だけでなく、採用、人事、資金繰り、融資、補助金、助成金、営業、Webマーケティング、売上導線設計まで横断的に支援する実戦型経営税理士です。
経営の悩みは、突き詰めると「人・金・売上」に集約されます。中野裕哲は、大企業人事部、人材紹介会社の採用エージェント、中小企業の財務責任者、大手不動産会社での営業、出版・Web制作による集客導線構築など、幅広い実務経験をもとに、経営者の意思決定を支援します。
【対応領域】
税理士顧問、社労士顧問、補助金支援、助成金支援、資金調達支援、採用力診断、売上導線診断、経営参謀顧問。税務・会計・決算・節税に加えて、経営分析、労務管理、社会保険、助成金、採用体制づくり、融資、補助金、事業計画、営業戦略、Webマーケティング、出版、メディア活用まで一体的に相談できます。
中野裕哲は、家業の倒産危機からの壮絶な貧乏体験を原点に、お金で苦しむ経営者をひとりにしないことを掲げています。資金繰り、採用、売上づくりの壁に対して、経営者目線で伴走します。
【主な実績】
- 起業支援・経営支援の豊富な実績
- 起業相談件数3,000件以上
- 資金調達支援1,000件以上
- 大企業Webサイト多数監修
- 商業出版著書監修約32冊（累計30万部超）
V-Spiritsグループでは、融資・補助金・金融機関対応に詳しい社内役員チームも伴走します。元経済産業省系補助金審査員・事務局員、元日本政策金融公庫支店長、元信用金庫融資担当営業などの専門家が、補助金申請、事業計画、資金繰り、金融機関対応を実務面から支援します。
税理士顧問、社労士顧問、融資、補助金、助成金、採用、営業、マーケティングまで、経営者が本当に悩む領域をワンストップで相談できます。V-Spiritsグループは、起業支援・会社設立・創業融資・補助金助成金・税務会計・人事労務・許認可・経営顧問をワンストップで支援する、起業家・中小企業向けの専門家グループです。
