制度上のルール：求められた場合に交付

まず押さえたいのは、制度としての「建て付け」です。 適格請求書発行事業者（いわゆる登録事業者）になると、登録番号を記載したインボイスを交付できます。 そして制度上は、本文にもあるとおり「課税事業者である相手方から求められた場合に交付する」という整理になります。

つまり理屈だけで言えば、「相手が求めないなら出さなくてもよい」構図です。 ただ、ここで話を止めてしまうと、現場は回らなくなりがちです。次でその理由を見ていきましょう。

相手方（支払者）が確認したいこと

支払者側の立場で考えると、消費税の申告をするために「支払先が登録事業者かどうか」を確認する必要が出てきます。 ここがポイントです。相手方が確認したいのは、あなたが登録事業者かどうか、そして登録番号は何か、という実務情報です。

もし登録番号が請求書に載っていなければ、支払者は確認作業をしなければなりません。 そして発行者側（あなた）も、問い合わせ対応や再発行対応が増えます。 つまり、双方にとって「手間が増える」方向に働いてしまうわけです。

「法律」と「現実」がズレるポイント

本文の「法律上の扱いと現実とが少し乖離している」という部分、まさにここに尽きます。 法律の文言は「求められたら交付」ですが、現実は「確認が必要になる以上、最初から出してほしい」です。

このズレは、制度が悪いというより、商取引のスピード感・事務効率と、条文の整理の仕方が必ずしも一致しないことから起きます。 商売は、相手が困る前に先回りして整えるのが一番スムーズです。

実務の落としどころ：最初から登録番号を記載

実務的には、本文のとおり「求めのあるなしにかかわらず」、そして「相手方が課税・免税にかかわらず」、 登録番号を記載した請求書（インボイス）を発行する運用になっていくケースが多いでしょう。

ズバリ言います。一度で完結する請求書を出すのが、いちばんトラブルが少ないです。 「登録番号なしの請求書」→「あとからインボイス再発行」という流れは、ミスの温床にもなります。

この運用がもたらすメリット

• 取引先に親切：相手の確認作業が減り、やり取りがスムーズになります。
• 自社の手間が減る：問い合わせ対応や再発行対応が減り、事務が軽くなります。
• ミスが減る：二重発行・差し替え・送付漏れなどの事故が起きにくくなります。
• 取引の信用につながる：先回りした対応は「仕事が早い」「安心できる」と評価されやすいです。

商売では、相手の立場に立った運用が、結局は自分を助けます。 本文の最後の一文は、制度対応の本質を突いています。

実務での整え方（運用のコツ）

ここからは「どう整えるとラクか」というお話です。難しく考えなくて大丈夫です。 次のように、請求書のテンプレートと社内ルールを先に決めておくと、毎月の事務が安定します。

請求書テンプレートの整備

• 登録番号を請求書の見やすい位置に固定（ヘッダー付近がおすすめ）
• 請求書のタイトル（請求書／適格請求書など）を社内で統一
• 取引先からの指定がある場合に備え、備考欄も活用できるようにする

運用ルール（社内の決めごと）

• 「原則、全取引先に登録番号入りで発行する」と決めてしまう
• 例外がある場合（相手の指定など）だけ、個別対応にする
• 再発行が必要になった場合の窓口・手順を決めておく

こうした整備は、最初に少しだけ手間がかかりますが、後々の時間を大幅に節約してくれます。 「最初に仕組みを作る」――これが、インボイス対応をラクにするコツです。