「テキスト形式」って結局なに？起業直後の30代実業家が知っておきたい実務の基本
はじめに
ズバリ言います。「テキスト形式」——この言葉、実務でかなり登場します。
メール、契約書、議事録、申請書類…あなたが日々の業務をこなすうえで避けて通れないのが「文書」です。そして、その文書をどんな“形式”で扱うか、実はビジネスのスピードや信頼性を左右する重要な要素なんです。
この記事では、「テキスト形式って何？」「どんな場面で関係するの？」「どう使い分ければいいの？」といった疑問を、起業直後のあなた向けに、わかりやすく解説します。
「テキスト形式」とは？
ビジネス文書における「テキスト形式」とは、文字情報だけで構成されたデータ形式のことを指します。
たとえば、次のような形式が該当します：
- .txt（プレーンテキスト）
- .csv（カンマ区切り）
- .md（マークダウン形式）
- .xml .json（構造付きのテキスト）
つまり、「文字列だけでできていて、余計な装飾やフォーマットがない」という特徴があります。
なぜテキスト形式が重要なのか？
1. 軽くて早い
ファイルサイズが小さいため、メール添付やクラウド共有もスムーズ。ネット環境が弱くてもやり取り可能です。
2. ソフトを選ばない
WordやExcelのように特定ソフトが不要。どんなパソコンでも開ける汎用性があります。
3. システム連携に強い
会計ソフトやデータベース、クラウドツールなどとの連携でもテキスト形式は大活躍。CSVなどはその代表例です。
起業直後によく使う「テキスト形式」事例
1. メールのテンプレート管理（.txt）
定型文の保存や共有はプレーンテキストが最適。メーラーで直接使えます。
2. 顧客リストのインポート（.csv）
CRM（顧客管理システム）に顧客情報を登録する際、CSV形式での一括登録が主流です。
3. 請求データのやり取り（.csv .xml）
取引先によっては、請求データのやり取りを指定形式で行うことも。会計ソフトとも連携しやすい。
4. Webサイト更新用の構造データ（.json .md）
外注やCMSでの管理を効率化するために、テキストベースの形式がよく使われます。
テキスト形式を扱う上での注意点
1. 文字コードの違い
Shift-JIS、UTF-8など、文字コードが異なると文字化けが発生する場合があります。
2. 改行コードの違い（LF, CRLF）
WindowsとMacでは改行の扱いが違うため、読み込めないトラブルの原因になることも。
3. ファイル拡張子の誤り
.txtと.csvをうっかり逆にしてしまうと、読み込みエラーが起きやすくなります。
4. データの整合性が求められる
CSVではカンマの位置一つでデータの意味がズレます。チェックは入念に！
「テキスト形式」の活用Tips
- メモ帳アプリ（Windows: Notepad、Mac: TextEdit）で確認・編集
- Sublime Text や Visual Studio Code などのエディタも便利
- GoogleスプレッドシートやExcelでCSVを開く際はインポート設定をチェック
- DropboxやGoogle Driveと連携してテキストベースで軽く管理
よくある質問（FAQ）
Q1. WordやPDFと何が違うんですか？
A1. WordやPDFは“見た目が整っている”形式で、画像やレイアウト情報も含まれます。一方、テキスト形式は“中身だけ”に特化していて、シンプルな分、軽くて汎用性があります。
Q2. CSVってExcelと同じですか？
A2. 見た目は似ていますが、CSVは“テキスト形式のデータ”であり、Excelのファイル（.xlsx）とは別物です。
Q3. テキスト形式のファイルは暗号化できますか？
A3. 可能です。パスワード付きZipや専用ツールで暗号化すれば、セキュリティも保てます。
Q4. バックアップは必要ですか？
A4. 必須です。軽くて壊れにくいとはいえ、万が一の紛失や誤削除に備えて、クラウドや外付けHDDなどで定期的に保存しましょう。
おわりに
いかがでしたか？
「テキスト形式」という言葉に、少し身構えていた方も多いかもしれません。でも実際は、起業家であるあなたの毎日に密接に関わる“便利な道具”なんです。
テキスト形式を上手に活用すれば、業務のスピードも、他者との連携効率もグッと上がります。シンプルだからこそ応用も広い。それがテキスト形式の魅力です。
ぜひ、今日からあなたのビジネスにも取り入れてみてくださいね！
【無料相談のご案内】
起業の手続きって何から始めればいいの？といった疑問に対して適切なアドバイスを無料にて行っております。
無料相談も行っているので、ぜひ一度、ご相談ください。お問い合わせお待ちしております！
この記事を書いた人
中野裕哲／Nakano Hiroaki
起業コンサルタント(R)、経営コンサルタント、税理士、特定社会保険労務士、行政書士、サーティファイドファイナンシャルプランナー・CFP(R)、1 級FP技能士。大正大学招聘教授（起業論、ゼミ等）
V-Spiritsグループ創業者。税理士法人V-Spiritsグループ代表。東京池袋を本拠に全国の起業家・経営者さんを応援！「ベストセラー起業本」の著者。著書20冊、累計25万部超。経済産業省後援「DREAMGATE」で12年連続相談件数日本一。
【まるごと起業支援(R)・経営支援】
起業コンサル（事業計画＋融資＋補助金＋会社設立支援）＋起業後の総合サポート（経理 税務 事業計画書 融資 補助金 助成金 人事 給与計算 社会保険 法務 許認可 公庫連携 認定支援機関）など
【略歴】
経営者である父の元に生まれ、幼き頃より経営者になることを目標として過ごす。バブル崩壊の影響を受け経営が悪化。一家離散に近い貧困状況を経験し、「経営者の支援」をライフワークとしたいと決意。それに役立ちそうな各種資格を学生時代を中心に取得。同じく経営者であるメンターの伯父より、単に書類や手続を追求する専門家としてではなく、視野を広げ「ビジネス」の現場での経験を元に経営者の「経営そのもの」を支援できるような専門家を目指すようアドバイスを受け、社会人生活をスタート。大手、中小、ベンチャー企業、会計事務所等で営業、経理、財務、人事、総務、管理職、経営陣等、ビジネスの「現場」での充実した修行の日々を送ったあと、2007年に独立。ほかにはない支援スタイルが起業家・経営者に受け入れられ、経済産業省「DREAM GATE」にて、面談相談12年連続日本一。補助金・助成金支援実績600件超。ベストセラー含む起業・経営本20冊を出版。累計25万部超。無料相談件数は全国から累計3000件を超す。
この記事を監修した人
多胡藤夫／Fujio Tago
元日本政策金融公庫支店長、社会生産性本部認定経営コンサルタント、ファイナンシャルプランナーCFP(R)、V-Spirits総合研究所株式会社 取締役
同志社大学法学部卒業後、日本政策金融公庫（旧国民金融公庫）に入行。 約63,000社の中小企業や起業家への融資業務に従事し審査に精通する。
支店長時代にはベンチャー企業支援審査会委員長、企業再生協議会委員など数々の要職を歴任したあと、定年退職。
日本の起業家、中小企業を支援すべく独立し、その後、V-Spiritsグループに合流。
長年融資をする側の立場にいた経験、ノウハウをフル活用し、融資を受けるためのコツを本音で伝えている。
